Dijital durumlardaki proje yönetimi, bir projeyi sunmak için kaynakların ve süreçlerin planlanması, organizasyonun yapılması ve motivasyonun tam olarak sağlanmasıdır. Başarılı bir proje teslimi için planlama, başarı üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Bir projenin veya sürecin başlangıcında yeteri zamanı vermemiş olsanız dahi, etkin bir şekilde planlayabildiğiniz ölçüde – sağlam bir yaklaşım, dokümantasyon, kaynak planlama ve kısa raporlar hazırlayarak – projenin başarılı olmasını doğrudan etkileyecektir. İş yapış şekliniz ne kadar iyi olursa olsun, projeyi düzgün bir şekilde planlamadıysanız projeniz başarılı olamaz.
Şüphesiz, proje başarısızlığının en büyük nedeni, planlamanın düzgün yapılmamış olmasıdır. Amerikalı yazar, bilim insanı, ve siyasetçi Benjamin Franklin’in bilge sözlerindeki gibi;
“Hazırlanmakta başarısızsan, başarısız olmaya hazırlan.” – Benjamin Franklin.
Başarmak için planlayın
Planlamak zor bir iştir – neredeyse hiç kısa bir yolu da yoktur.
Düzgün şekilde planlanmış bir proje, açıkça tanımlanmış bir başlangıç, bitiş ve sonuca nasıl ulaşılacağının çok net bir anlayışına sahip olması demektir. Tabii ki, doğru bağımlılıklar, adımlar ve kilometre taşları ile 600 satırlık bir proje planı oluşturmak uzun zaman alıyor. Ve yaklaşımı, faaliyetleri, teslimatları ve varsayımları detaylandırmak çok sıkıcı görünebilir. En iyi plana sahip olmak sadece bir başlangıç ancak planınızın açık bir ifadesini oluşturur. Bu planların belgelendirilmesi başarısızlığın ve başarının tüm ayrıntılarını oluşurur.
Kötü sonlar için plan yapın
En kolay yaklaşım, en iyi durum senaryosunu planlamaktır. Her şey her zaman plan yapmaya gittiyse, projeleri ne kadar hızlı ve ucuz bir şekilde sunabileceğimizi hayal edin. Ancak her şeyin her zaman doğru gitmediğini biliyoruz. Projeler her zaman zamanında başlamaz, ihtiyacımız olan kaynakları üst yönetimden alamayız, umduğumuz onayları alamayız ve müşteri isteklerinin tahmin edilemeyecek şekilde öngörülemiyor olması…
Planlamanızda beklenmedik durumları belirleyin ve belirlediğiniz tüm risklere karşı etkin bir şekilde çıkabilecek bir plana sahip olduğunuzdan emin olun. Böylece sorun haline gelmezler.
Başarıya liderlik edin
Başarının planlanması zor bir iş. Ve siz sadece projeyi yürütmüyorsunuz; başarıyı elde etmek için bir ekibe liderlik ediyorsunuz.
Unutmayın ki bu iş liderlikle ilgili bir iş. Sadece proje planlamaktan öte bir iş. Ekibinize liderlik ederken başarılı bir sonuç için bir vizyon oluşturun. Bu iş, bir proje yöneticisi olarak sizin ve projeyi teslim edeceğiniz müşteri (bu ayrı bir departman da olabilir, kurum dışından birisi de, bir paydaş da..) arasında sağladığınız ortak bir işbirliği çabası.
Planınız için vizyon oluşturun. Geniş bir vizyona sahip olmak ve bu vizyonu ekibinize açıkça ifade edebilmek, projenin ilerlemesini sürdürmek için yaşamsal bir unsurdur. İnsanlara da bu vizyonu benimsemelerine yardımcı olun; Nereye gidiyorsun – Kuzey yıldızın nedir? Şu anda neredesin? Oraya nasıl gideceksin? Takım nasıl anlamlı olabilir?
Vizyoner olun
Ekibin tamamına bulaşıncaya kadar ilham veren bir vizyon sağlayın; Ekibin içindeki herkes projeyi neredeyse sizin kadar net bir şekilde görene kadar bu vizyonunuzu paylaşın ve sürekli konuşun. Açıkçası, yılın bininci banner reklam projesinde bu zorlu olacak – peki bunu nasıl yapabiliriz? Her zamankinden daha iyi olacağına ve yaparken eğleneceğinize inanın, bu sayede projenize enerji sağlayabilirsiniz; ekibiniz de bir süre sonra buna cevap verecektir. Fakat eğer siz umursamazsan onlar da ilgilenmezler.
Hız kazanın
Net bir vizyon yarattığınızda takımla birlikte bir ivme kazanır ve ilerleyebilirsiniz. Mesele sadece sadece bir proje yöneticisi olmanın ötesinde projenin lideri olmanızdır. Sorumluluk alırsınız, ekibinizi kendine çekebilir ve başarıyı kazanabilirsiniz.
Siz ne düşünüyorsunuz?
Ne düşünüyorsunuz? Başarının planlanması, proje başarınızı garantilemek için ne kadar önemli? Dijital proje yönetiminde proje başarısının sağlanması konusunda düşünceleriniz varsa aşağıdaki yorum bölümünden bunu paylaşın.
Bu yazının orjinali thedigitalprojectmanager.com sitesinde Ben Aston tarafından yazılmış olup, kendisinin izni dahilinde Arda ÇETİN tarafından Türkçe’ye çevrilmiştir.
